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伝え方のヒント

主に仕事で役立ちそうな、コミュニケーションのヒント

「報・連・相」の腕を上げて、効率的に仕事を進める

日頃忙しい人との丁寧なコミュニケーションは難しい事ですが、できるだけ相手の手間を増やさず、効率的に自分の仕事を片付けていきたいものです。

 

「報・連・相」は、とても気を使うこと

 

以前、一生懸命、丁寧に報告していたら、それが仇となり、結果として相手を苛つかせてしまった経験があります。連絡した相手はとても忙しく、ゆっくり時間を聞いている暇などなかったのです。自分の話を聞いてもらうという事は、相手の時間も奪う事でもあります。1分1秒も惜しい状況下の相手に必要なのは、丁寧な説明ではなく、要領を得た簡潔なメッセージだったのです。
余裕がありそうな人には丁寧にじっくり話を伝えればよい事ですが、しかし、多忙な人には、丁寧な説明は負担となるときがあります。
 
「報・連・相」はポイントを押さえた簡潔な伝え方が肝要
 
1.聞く心構えをさせる

まずは話を聞くための心の準備からしてもらう事が大事です。いきなり本題に入るのではなく、「すぐ終わる話である」印象を相手にもたせる一言を前置きしたり、話の種類(報告・連絡・相談)を最初に伝えることで、聞く人が話の後、どのような返事をすればよいか考えながら聞く事ができます。

 

2.出来るだけ簡潔に話す

そして、できるだけ最小限の話の流れで相手に伝わるよう、話す内容を考えておきましょう。一番言いたい事は、最初の方で伝えることが大切です。

 

3.何をしてもらいたいか伝える(←ここが肝)
相手に何か(判断や行動)してもらわなければいけない場合は、あらかじめ考えておいた「選択肢」を伝え、相手にはその選択または助言のみしてもらうようにすれば、相手の負担が減るばかりでなく、話がまとまった後の仕事の進め方がやりやすくなると思うのです。
 
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