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伝え方のヒント

主に仕事で役立ちそうな、コミュニケーションのヒント

「阿吽(あうん)の呼吸」で仕事をするために

可能なら「阿吽(あうん)の呼吸」で仕事をしたい

 

多くを話さなくても、相手の考えが手に取るようにわかり、そして相手も自分の考えをよく分かってくれている…いわゆる「阿吽(あうん)の呼吸」で仕事できる状況は、とても理想的であると言えます。ですがそれは稀な事で、実際には、「阿吽(あうん)の呼吸ができる」ていると勘違い、もしくはそんな状況を期待しながらやり取りをして事が多いのではないかと思います。

 

 仕事で指示するときに意識したいと思う事

 

仕事で指示する時、意識した方が良いと考えるポイントは以下の2点です。

①誰がやるかを決める(責任範囲の共有)

②何をやるかを決める(完成形のイメージ共有)

あたり前のように思える事ですが、実践するとなると、なかなかで難しい事だと思います。

 

 誰がやるかをまず決める

 

例えばAとBという2つの作業(AとBの作業関連性は極めて低いとする)をX君とYさんの計2名に指示することになった時、最初に役割分担をしないで、X君とYさんへ同時に作業Aと作業Bの説明をしたとします。

指示するものにとっては一度で説明が済むので、効率的かもしれませんが、X君とYさんにとっては、自分の担当がはっきりしないので、A・B両方とも十分理解するべく、しっかりとその説明を聞かなければならなくなります。これ、聞く方としては結構負担です。なぜなら 、本来「1から10」理解すれば良いのに、さほど関連のない「11から20」までの事も理解しなければならないからです。

 

責任範囲を共有する

 

最初に「X君はA」、「YさんはB」と「責任範囲」を決めた上で説明すると自身の担当の情報を「1から10」知った上で、相手の担当の「1から10」の情報から自分に必要な情報を効率良く聞く事が出来ると思います。

 

何をやるかを決める

 

リオ五輪でも盛り上がったマラソン競技。この競技はスタート地点からゴール、そこへ至るためのコースは明確で誰もが理解しています。ですが仕事となるとそうはいきません。すべては自分たちで決めなければなりません。「誰がやるか」をスタート地点の設定ならば、「何をやるか」はゴール地点の設定といえます。

 

重要なのは、指示者と担当者間のゴール地点の認識一致(完成形のイメージ共有)

 

またマラソンで例えますが、選手と大会運営側でゴール地点をそれぞれ違う場所で認識していたらかなり滑稽なことです。もっともマラソン競技でこんなことはありえませんが仕事ではそんな滑稽なことはよくある事と思います。

ゴール地点の認識の違いでいままでやっていた作業に修正が入ったり、やり直しになったりするのです。それを防ぐため、事前のゴール地点の認識一致の作業はとても重要と思います。

粘り強い話し合いにするのか、資料を渡すのか、どのような作業でゴール地点の一致をさせるかはさまざまですが、これを意識しているかしていないかでその後の進行はかなり変わると思います。しかし、ゴールに到達するまでの方法は、(その手順がはっきりしているのであれば別ですが)、基本的には担当の人の裁量で進めるのが良いと思います。それは指示するもののやり方が絶対的に正しいとは限られないからです。

 

 

指示する側にとっては何度も同じような事を説明する事になり、その負担は多くなります、ですが総合的に見て、認識の差異によるミスもなく進行が上手くいきやすいのは、丁寧に説明する方だと思います。指示する者は、理解する負担を考慮しつつ、かつ相手を混乱させることがないように、説明の段取りをして欲しいと思うのです。

そしてそれを繰り返すことで、はじめて「阿吽の呼吸」で仕事ができるようになるのでは無いかと思います。

 

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