伝え方のヒント

主に、仕事を円滑にするコミュニケーションを考察しています

「公式」と「非公式」2つの組織コミュニケーション。公式コミュニケーションは「結果発表」にすぎず、非公式コミュニケーションが仕事の改善・発展に寄与している。だから非公式コミュニケーションを重視すべきと思います。

組織のコミュニケーションは2つに分類できると言われています。

 

1つめは「公式コミュニケーション」です。例えば、
・業務連絡や情報共有
・業務命令
・周囲に知らしめるための正式な通達
といった、発信のために事前の段取りが踏まれた、公式に伝えなければならない情報です。

もう1つは「非公式コミュニケーション」です。公式コミュニケーションでは伝えづらい内容を伝えること、例えば
・ブレスト的な思いつきの提案
・日々のなにげない相談
・業務に関わる未確定な話、未確定だけど事前に周知しておきたい話
・ちょっとした噂
といった、偶発的に行われる、いわば雑談レベルの情報交換の類です。

「公式コミュニケーション」はすでに確定した情報が多いですが、「非公式コミュニケーション」は未確認や雑談レベルではあれど「活きた情報」であることも多く、新たなアイデアに結びつくこともあり、この2つの組織コミュニケーションをバランスよく扱うことで、組織が円滑に機能することができるのです。2者の性質の違いは「結果発表」か「事前の周知・根回し」か、という事になりますが、例えば、ある重大決定の発表(公式コミュニケーション)があったとして、いきなり伝えられるよりは事前に意見を聞いたり周知(非公式コミュニケーション)しておいたほうが、発表後の混乱・反発が少ないということもあり、周囲に公式に知らしめる役割の公式コミュニケーションは不可欠なものでありますが、重視すべきは「非公式コミュニケーション」ではないかと僕は考えます。

 

非公式コミュニケーションの重要な役目「あらたなアイデアのきっかけ」

 

経験上、職場で非公式コミュニケーションが足りない人は「自分の役割だけをしていれば良い」とか、「人間関係って面倒臭い(そもそもコミュニケーションとるのが苦手)」なんて人が多いのではなかと思います。 確かに与えられた仕事をそつなくこなしていれば、上司の覚えよく問題も起きないでしょうが、非公式コミュニケーションをおろそかにしていると、業務の発展や改善することは難しくなると思います。仕事のやり方が自分流もしくは上司からの指示にとらわれてしまい、柔軟な発想ができなくなってしまうからです。
日々の雑談の中で、業務の改善につながるヒントとなる会話が出てくるのはよくある事です。非公式コミュニケーションは凝り固まった思考から解放してくれる性質も持っていると思うのです。

 

公式コミュニケーションは比較的簡単で、非公式コミュニケーションは難しい?

 

 公式コミュニケーションは組織ルールに基づいて適切に手続きをとれれば、その仕組み(職位に基づく情報伝達網)を作ることは比較的容易であると言えますが、非公式コミュニケーションをとるには個々の人間関係や人脈のパイプの太さに依る所が大きく、コミュニケーションとれば、必要十分な質の高い情報が集まるとは限らず、また質のよい情報の集まる先は職位が高い方ではないという事が非公式コミュニケーションの難しい所ではないかと思います。

 

非公式コミュニケーションを強化するにはどうすればよいか

 

定期的に雑談できるきっかけが有れば良いのですが、無いのであれば自ら作り出すしかありません。ちなみに会社の各種歓迎会や会議は、事前の段取りが踏まれた公式コミュニケーションに分類されます。日々の業務で偶発的に行われる、雑談レベルの情報交換ができる機会というと…

・お昼を一緒に食べる
・タバコを一緒にすう
・外出や帰宅方向が同じ方向ならご一緒する
・ちょっと一杯飲みにいく

休憩時間の終了や電車の乗り換え駅に到着、たばこの吸い終わりといった、強制的な終わりがあるイベントであるといえるかも。

もし機会を作っても話す内容はお天気の話や世間話といった当たり障りのない、うすーい会話ばかりです(仕事の話ばかりされても重すぎて敬遠される)。しかし定期的かつ継続的に続けていれば、実のない話ばかりでも、距離は確実に縮まってきます。
新しいアイデアの元となる雑談は実のない会話から生まれてくるものであると思うのです。

 

仕事の発展や改善につながる情報交換の機会、非公式コミュニケーション。その機会を自ら逃しているのは本当にもったいないことであると思います。昼食を同僚と一緒にとることは有効であると思いますが、日々の少ない小遣いで毎日外食は厳しい人もいるでしょう。それでもたまには同僚とランチをしてほしいと思います。貴重な情報を得る機会喪失を考えると数百円のランチ代はただの食費ではなく、投資であると考えることができると思います。

 

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